La sfida di ProSystem: governare la complessità tecnica senza rallentare la macchina commerciale
Nel mondo industriale dei prodotti per impianti, ogni proposta a un cliente nasconde un piccolo capolavoro di ingegneria: insiemi di componenti, documentazione tecnica, schede di compatibilità, vincoli normativi. ProSystem, realtà italiana attiva nella fornitura di soluzioni tecniche per impianti, conosce bene questa complessità — perché la gestisce ogni giorno, su decine di tipici diversi, distribuiti tra reparto tecnico e forza commerciale.
La domanda che ci è stata posta è semplice nella formulazione e ambiziosa nelle implicazioni: come trasformare un processo specialistico, frammentato tra ruoli e documenti, in un’unica piattaforma digitale dove ogni informazione sia trovabile, aggiornata e immediatamente utilizzabile?
Da questa domanda è nato il gestionale ProSystem, progettato e sviluppato da DeepCube dalla A alla Z — architettura, backend, frontend, sistema di permessi — con il design di interfaccia curato dal partner creativo Younique, che ha firmato l’intero impianto UX/UI.
Cos’è un “tipico” e perché la sua gestione è il cuore del business
Per capire il senso del progetto, bisogna prima capire cosa sia un tipico.
Un tipico, nel linguaggio del settore impiantistico, è una configurazione standardizzata di prodotti pensata per un’applicazione specifica: un insieme strutturato di componenti, accompagnato dalla relativa documentazione tecnica, che risponde a una particolare esigenza di impianto. Non è un singolo prodotto a catalogo, ma un sistema, una soluzione preconfigurata che incorpora know-how tecnico, normative applicabili, vincoli di compatibilità e, spesso, anni di esperienza sul campo.
Gestire i tipici significa quindi gestire conoscenza tecnica strutturata. E quando questa conoscenza vive in fogli di calcolo, cartelle condivise, email e teste di persone, due cose iniziano inevitabilmente ad accadere: il reparto tecnico perde tempo a rispondere alle stesse domande, e il reparto commerciale perde occasioni perché non trova in tempo la soluzione giusta da proporre al cliente.
La base del progetto
L’analisi del processo ha fatto emergere subito una dualità strutturale, identica a quella che caratterizza tanti contesti B2B tecnici: il reparto tecnico crea valore, il reparto commerciale lo distribuisce. Forzare entrambi a usare lo stesso strumento con la stessa logica avrebbe significato penalizzare uno dei due, o entrambi.
Per questo abbiamo progettato un’architettura a due ruoli, ciascuno con la propria interfaccia, il proprio set di funzionalità e il proprio linguaggio visivo, ma collegati da un unico database e da un sistema di comunicazione strutturato.
| Ruolo | Obiettivo principale | Cosa fa nella piattaforma |
| Tecnico | Creare e mantenere i tipici | Carica nuovi tipici, modifica esistenti, evade le richieste del commerciale |
| Commerciale | Trovare il tipico giusto per il cliente | Cerca, confronta, scarica, salva preferiti, richiede nuovi tipici al tecnico |
Il punto di contatto tra i due mondi, il flusso richieste, è il vero cuore strategico del sistema, ed è dove abbiamo concentrato la maggior parte del lavoro di progettazione.
La soluzione: un gestionale end-to-end progettato per scalare
Il gestionale ProSystem è una piattaforma web modulare che copre l’intero ciclo di vita del tipico: dalla creazione tecnica alla condivisione con il cliente finale, passando per modifiche, versionamento, ricerca avanzata e gestione delle richieste interne. Vediamo le componenti principali.
Il backoffice tecnico: creazione, modifica e governo della knowledge base
Per il reparto tecnico abbiamo progettato un’interfaccia centrata sulla produttività editoriale. La dashboard apre con un colpo d’occhio sui KPI rilevanti, richieste in arrivo, tipici aperti di recente, ultime lavorazioni completate, e da lì l’utente può entrare in due flussi operativi principali:
Aggiunta di un nuovo tipico. Abbiamo costruito un wizard guidato in due step — informazioni tecniche e riepilogo — che accompagna l’utente nella compilazione di tutti i parametri necessari, con validazione automatica campo per campo. Il sistema verifica in tempo reale eventuali duplicati mostrando un’anteprima del tipico già esistente, e in caso di salvataggio forzato richiede una motivazione di forzatura — un piccolo accorgimento che protegge l’integrità del database e crea uno storico tracciabile delle decisioni.
Modifica di un tipico esistente. Ogni aggiornamento richiede l’inserimento di una motivazione di modifica e viene archiviato nello storico versioni del tipico stesso. Questo significa che, in qualunque momento, è possibile ricostruire l’evoluzione di un tipico nel tempo — un requisito non secondario in un settore dove le normative cambiano e la tracciabilità delle decisioni tecniche è un asset, non un orpello.
Il backoffice commerciale: trovare in fretta, proporre con sicurezza
Il commerciale vive un problema opposto e complementare: non deve creare conoscenza, deve trovarla in fretta e portarla al cliente. Per questo la sua interfaccia è progettata attorno al motore di ricerca.
La ricerca intelligente di un tipico consente di filtrare per codice prodotto, posizione, categoria, impianto e sismicità, restituendo risultati ordinati per rilevanza e affiancati da una percentuale di compatibilità rispetto ai parametri inseriti. Per ogni risultato il commerciale può consultare una preview tecnica, scaricare il file completo o salvarlo come “Preferito” per accedervi rapidamente in seguito.
E se la ricerca non restituisce il tipico adatto? Qui interviene la parte più interessante dell’architettura.
Il ponte tra i due ruoli: il flusso richieste
Quando il commerciale non trova ciò che cerca, può inviare una richiesta di nuovo tipico al reparto tecnico direttamente dalla piattaforma. La richiesta entra in un sistema di stati strutturati:
- In arrivo: appena ricevuta, in attesa di valutazione
- Da lavorare: accettata dal tecnico, in coda di lavorazione
- Completate: il tipico è stato creato e condiviso
- Rifiutate: la richiesta è stata declinata con motivazione
Il tecnico lavora la richiesta dalla propria area, crea il tipico tramite il wizard standard, e al salvataggio il commerciale richiedente riceve automaticamente una notifica (in piattaforma e via email) con un link diretto alla scheda del nuovo tipico. Da quel momento il tipico è disponibile non solo per chi lo ha richiesto, ma per l’intera forza commerciale — ogni richiesta arricchisce permanentemente la knowledge base aziendale.
Questo singolo flusso, all’apparenza banale, è il motivo per cui il gestionale funziona: trasforma una conversazione informale (la classica email “ehi, hai un tipico per…”) in un processo tracciato, misurabile e capitalizzabile.
Le scelte tecniche e architetturali che fanno la differenza
Dietro l’esperienza utente, ci sono alcune decisioni di progetto che meritano una menzione esplicita, perché sono quelle che rendono la piattaforma realmente solida nel tempo.
Sistema permessi granulare. L’area Impostazioni gestisce utenti, ruoli e permessi in modo separato, permettendo a ProSystem di adattare gli accessi a futuri ruoli ibridi o a profili intermedi (es. responsabili di area, capi progetto) senza dover toccare il codice.
Architettura dell’informazione mappata end-to-end. Prima ancora di scrivere una riga di codice, abbiamo costruito una mappa completa dell’AI con tutti i nodi del sistema — dashboard, tipici, richieste, impostazioni, notifiche, profilo — declinata per ciascun ruolo. Questa mappa è stata la base sia del design Younique sia dello sviluppo DeepCube.
Versionamento nativo dei tipici. Ogni modifica è una nuova versione, non una sovrascrittura. È una scelta architetturale, non un feature add-on, e cambia radicalmente la qualità del dato gestito.
Notifiche multi-canale. L’evento “nuovo tipico disponibile” attiva una notifica in piattaforma e un’email parallela, garantendo che il commerciale venga avvisato anche quando non sta usando attivamente lo strumento.
Modali e conferme contestuali. Ogni azione critica — salvataggio, forzatura duplicato, modifica, invio richiesta — passa attraverso una conferma esplicita. Una micro-scelta UX che riduce drasticamente gli errori umani, specialmente nei contesti tecnici dove un dato sbagliato può tradursi in un problema operativo a valle.
Il valore del lavoro UX/UI: Younique come partner di design
Un gestionale tecnico vive o muore sulla qualità della sua esperienza utente. Per quanto solido sia il backend, se l’interfaccia respinge l’utente, l’adozione interna fallisce — e con essa il ritorno dell’investimento.
Per ProSystem abbiamo lavorato con Younique, partner creativo che ha curato l’intero impianto UX/UI del progetto: dalla mappatura dei flussi utente al sistema di componenti, fino al design di ogni singola schermata. Il risultato è un’interfaccia che non sembra un gestionale, ma uno strumento di lavoro pensato. Pulita, gerarchizzata, coerente. Capace di guidare l’utente verso l’azione corretta senza dover ricorrere a manuali di formazione lunghi e demotivanti.
Questa divisione di lavoro — DeepCube sulla tecnologia, Younique sul design — è il modello di collaborazione che applichiamo ai progetti dove la qualità dell’esperienza utente è critica quanto la robustezza del codice sottostante.
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